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山东普尔奥信息工程有限公司

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卷宗管理系统,涉案卷宗实时动态监管轨迹追溯平台

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详细说明
涉案卷宗数字化管理平台,卷宗管理系统,涉案卷宗实时动态监管轨迹追溯平台13718006538赵

1档案双向同步管理体系
该平台对档案管理的两个方向:办案过程档案和档案室保管的档案实行同步管理,系统设定从办案开始,指定负责民警跟进案件时随之产生的卷宗同步进行轨迹追踪管理,设定档案监管防区,规定档案离开本楼层或主楼时进行本地和远程告警提醒等,随之办案随之生成电子卷宗,以减少对实体卷宗调阅的频繁度,在做卷宗材料时如果设计到案件相关的证物时,系统支持3D化证物采集建模,以方便办案人员调阅(改功能选配)。
结案时只需通过系统一键移交至档案保管室,确认接收后按照档案保管室档案管理办法进行保管。
至此系统实现自档案产生的第一时间到档案移交至档案室保管的整个过程,绘制出档案轨迹追溯表。
2建设物联网管理体系
该平台主要通过RFID超高频/高频技术设计档案管理的物联网体系,将智能门禁、监控、告警、温湿度、保管存放、档案出入口、消防、漏水等相关的软硬件进行统一管控,不同模块间产生的数据统一集中管理、综合利用,切实响应国家档案局在《机关档案管理规定》的要求。
3精准单本档案体系
单本档案主要解决档案保管室查找困难,无序和随意存放后系统无法查找的矛盾。
传统档案需功能人员在系统指定档案存放位置后,必须要把档案放到系统指定的位置才能进行位置,一旦放错后,再查找时将十分困难。
传统档案管理对档案保管时进行整理位置变更时操作十分复杂,管理人员需要不断的通过系统对每一份档案进行位置变更,并把档案放到指置,不仅工作量繁琐而且容易出错。
精准单本档案体系采用RFID高频技术,对档案实现无序存放有序管理的目标,档案管理人员存放档案时无需指置,根据档案类别随意放置于保管柜中,系统将自动识别出对应的位置后更新至平台服务器,对档案的位置变更时,根据需要随意指置,单本或多本可同时进行变更操作,变更后,当前档案的所在位置会自动更新到平台服务器,通过系统软件即可实现精准。该种管理方式不仅极大的减轻了档案整理的工作量,更重要的是降低了档案管理出错的可能性。
4数字化档案管理体系
该平台设计档案管理分区、分布进行,在办案过程时对档案进行部分数字化整理或对档案移交后由档案保管室进行档案的数字化整理,档案管理室设计档案接收管理区、档案整理区、阅览借阅区和保管区等,对档案数字化后,根据卷宗的组成,通过设定的目录进行快速电子借阅查询,如必须借阅实物档案时根据档案管理规定申请档案出库进行借阅
5位置变更体系
档案在办案过程中涉及到各种情况的位置变更,例如:单位间档案的移交时变更、案件责任民警更换时的档案变更、责任民警需将卷宗带出本单位时的变更、档案保管室内对往期档案整理时的变更等,在以上各种情况下产生的档案位置变更,都需要系统进行快速支持用用对档案的变更反应,自动将位置变更记录进行留存并匹配出最新位置记录,在用户无需干预的情况下完成档案的位置变更过程。
6综合查询
系统设定根据案件和卷宗的相关属性设定综合查询方式,支持自定义查询、多关联查询、单查询、批注查询、位置查询和反向查询等多种查询方式。
7抓拍报警体系
对涉案卷宗构建抓拍报警体系,主要是针对档案在出库过程中是否非法离开保管室或设定的保管区域进行报警提醒的过程,主要通过RFID超高频/高频技术联动网络报警设备和网络报警设备实现。
8轨迹追溯体系
该平台系统可结合管理工作需要,对档案建立位置轨迹追溯体系,实现档案在不同楼层间、楼道内不同位置利用RFID超高频技术,抓取位置信息绘制卷宗轨迹追溯表,以此出卷宗最后出现的位置
9数据统计报表
系统设计案件类型统计、档案类别统计、档案状态统计、使用查询统计、档案存放统计、位置变更统计、报警抓拍统计等各项与档案管理相关的数据统计表

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